O que deve incluir uma factura?

Boas rotinas de facturação e acompanhamento dos pagamentos mantêm as finanças da sua organização a funcionar sem problemas. Siga o nosso guia de facturação.

Assegure-se de que a sua factura é clara

O mais importante é que envie uma factura que seja clara. Isso facilita ao seu cliente averiguar quem é o remetente e do que se trata. Quanto mais fácil for para o seu cliente pagar, mais rapidamente receberá o dinheiro.

Isto significa incluir detalhes sobre a que se refere a factura e o período que cobre. Uma factura sem detalhes é frequentemente devolvida ou atrasada. Se vender numa base horária, deve especificar onde foram aplicadas as horas, da mesma forma que especifica quais os produtos vendidos. Poderá querer acrescentar anexos em  situações em que eles sejam relevantes.

Tenha em conta que as suas facturas devem cumprir os termos do acordo relativamente a dias de pagamento, juros de mora, lembretes, etc.

Algumas indústrias e empresas enviam um pedido de cotação. A proposta que recebem de si é a base da sua ordem de compra. Por conseguinte, é importante que não se desvie demasiado da oferta que enviou, a menos que tenham ocorrido muitas alterações ao longo do caminho. Se for este o caso, deverá notificar a empresa antes da facturação.

Ordens de compra

As indústrias e empresas que solicitam cotações enviam frequentemente ordens de compra (OP). Se o seu cliente envia uma ordem de compra, deve segui-la. Isto significa que deve marcar a factura com informações incluídas na OP:

• Número do pedido de compra

• Morada correcta da factura

• Tempo / prazo de pagamento

• Referência ou comprador no cliente

A sua factura será rejeitada no sistema do cliente se se esquecer de seguir as informações do pedido de compra. Então, pode demorar muito tempo até receber o seu pagamento.

Lista de verificação para criação de facturas: os elementos-chave que deve incluir

• Informação do cliente - número do cliente / endereço do destinatário / organização do destinatário
• Número da ordem de compra, se tiver uma
• Número da factura
• Data de facturação (o dia em que emite a factura)
• Data de vencimento - vários programas de facturação têm 14 dias ou 30 dias como padrão, mas pode definir o período de crédito tão curto quanto o cliente o permita
• Detalhes sobre o que foi vendido
• Montante do IVA e taxa de IVA
• Conta para a qual a factura deve ser paga e todas as informações de pagamento que o seu cliente necessita
• Informações de contacto do seu departamento financeiro, caso o cliente tenha dúvidas sobre a factura
• Informação sobre as condições aplicáveis se a factura não for paga de acordo com a data de vencimento.

A sua factura é documentação se o cliente não pagar, e o caso passar para cobrança de dívidas. Para garantir que todos na sua empresa são conhecedores do sistema e com os requisitos de facturação e verificação de crédito de clientes, é importante estabelecer uma política de crédito.

A lutar para que lhe paguem? Podemos ajudar

A Intrum tem uma vasta experiência em ajudar os nossos clientes a receberem os pagamentos da venda dos seus produtos e serviços. Definir boas rotinas, usar informações de crédito e acompanhar prontamente o não pagamento, ajudará a sua empresa a manter o fluxo de caixa. Se está a braços com pagamentos em atraso, temos serviços que o podem ajudar.