O que deve incluir uma factura?

Existem padrões claros na forma como as empresas com grandes perdas de crédito lidam com a sua facturação, em comparação com as que normalmente são pagas nos prazos. Então, o que poderia estar a fazer melhor?

Boas rotinas de facturação e acompanhamento de pagamentos mantêm as finanças da sua organização a funcionar sem problemas. Siga o nosso guia de facturação.

Assegure-se de que a sua factura é clara

O mais importante é que envie uma factura clara. Facilite ao seu cliente descobrir quem é o remetente e do que se trata. Quanto mais fácil for para o seu cliente pagar, mais rapidamente receberá o dinheiro.

“A informação sobre a factura deve ser clara e simples. Quanto mais clara for a informação, menor será o risco de mal-entendidos.”

Pelle Rundström, Gestor de Clientes da Intrum.

Isso significa incluir detalhes sobre o que a factura se refere e o período que cobre. Uma factura não especificada é frequentemente devolvida ou atrasada. Se vender numa base horária, deve especificar para que servem as horas, da mesma forma que especifica que produtos são vendidos. Poderá querer acrescentar anexos nas situações que sejam relevantes.

Tenha em mente que as suas facturas devem cumprir os termos do acordo relativamente a dias de pagamento, juros de mora, lembretes, etc.

Algumas indústrias e empresas enviam um pedido de cotação. A oferta que recebem de si é a base para a sua ordem de compra. Por conseguinte, é importante que não se desvie demasiado da oferta que enviou, a menos que tenham ocorrido muitas alterações ao longo do caminho. Se for este o caso, deverá notificar previamente a empresa da facturação.

Ordens de compra

As indústrias e empresas que solicitam cotações enviam frequentemente ordens de compra (OP). Se o seu cliente envia uma ordem de compra, deve segui-la. Isto significa que deve marcar a factura com informações da OP incluindo:

  • Número do pedido de compra

  • Morada correcta da factura

  • Tempo / prazo de pagamento

  • Referência ou comprador no cliente

A sua factura será rejeitada no sistema do cliente se se esquecer de seguir as informações do pedido de compra. Então, pode demorar muito tempo até ser pago.

Lista de verificação para criação de facturas: os elementos-chave que deve incluir

  • Informação do cliente - número do cliente / endereço do destinatário / organização do destinatário
  • Número da ordem de compra, se tiver uma
  • Número da factura
  • Data de facturação (o dia em que emite a factura)
  • Data de vencimento - vários programas de facturação têm 14 dias ou 30 dias como padrão, mas pode definir o período de crédito tão curto quanto o cliente o permita
  • Detalhes sobre o que foi vendido
  • Montante do IVA e taxa de IVA
  • Conta para a qual a factura deve ser paga e todas as informações de pagamento que o seu cliente necessita
  • Informações de contacto do seu departamento financeiro se o cliente tiver dúvidas sobre a factura
  • Informação sobre as condições aplicáveis se a factura não for paga de acordo com a data de vencimento. 

A sua factura é documentação se o cliente não pagar, e o caso segue para a cobrança de dívidas. A fim de assegurar que todos na sua empresa estão a par com o seu sistema e requisitos de facturação e verificação de crédito de clientes, é importante estabelecer uma política de crédito (link).

A debater-se para ser pago? Nós podemos ajudar

A Intrum tem uma vasta experiência em ajudar os nossos clientes a serem pagos pelos seus produtos e serviços. Estabelecer boas rotinas, utilizar informações de crédito e acompanhar prontamente a falta de pagamento, tudo isto ajudará o seu negócio a manter o fluxo de caixa. Se estiver a debater-se com pagadores em atraso, temos serviços que podem ajudar.